Sådan skriver du en ansøgning,der bliver læst.

En ansøgning i Danmark er én A4-side. Den er ikke dit CV skrevet om til prosa, og den er ikke en præsentation af dig som menneske. Den er et svar på et konkret opslag: her er, hvad I søger, her er, hvad jeg har gjort, der ligner det, og her er, hvorfor det er jer.

Det betyder også, at den samme ansøgning ikke kan sendes to steder. To opslag stiller to forskellige spørgsmål, og en ansøgning, der svarer på begge, svarer på ingen af dem. Læseren kan se det på første afsnit.

• Ansøgningen svarer på opslaget. CV’et dokumenterer, at det passer.
• Ansøgningen handler først om dem og deres opgave, så om dig.
• Alt, du påstår, har et eksempel med. Ingen tillægsord uden bevis.
• Den fylder én side. Ikke to, og ikke en halv.

De fleste ansøgninger er svage, fordi de blev skrevet efter én gennemlæsning af opslaget. Læs det tre gange med hvert sit formål, og skriv ned undervejs.

1. Første gang: hvad er opgaven? Ikke titlen, men det arbejde, der faktisk skal laves. Det står typisk under “Dine opgaver” eller “Om stillingen”.
2. Anden gang: hvad er kravene, og hvilke af dem er vigtigst? Opslaget prioriterer selv: det, der står først og gentages, vejer tungest. Markér, hvad du kan dokumentere, hvad du kan delvist, og hvad du mangler.
3. Tredje gang: hvilken tone har de? Et opslag fra en kommune og et opslag fra en startup skal have to forskellige svar. Brug deres ord for tingene, ikke dine egne synonymer.

Står der en kontaktperson med telefonnummer, så ring. Ikke for at sælge dig selv, men for at stille et eller to konkrete spørgsmål, du ikke kan læse dig til: hvad der fylder mest i jobbet de første måneder, hvorfor stillingen er ledig, hvor stort teamet er. Svarene giver dig en bedre første sætning end noget, du kunne have fundet på selv.

En dansk ansøgning følger stort set altid den samme rækkefølge. Det er ikke et problem; læseren forventer den og finder hurtigt det, der skal bruges. Det, der adskiller en god ansøgning fra en middelmådig, er ikke formen, men indholdet i hver del.

“Jeg søger hermed stillingen som…” er den sætning, læseren har set flest gange i dag. Den fortæller ingenting, de ikke vidste, og den bruger ansøgningens dyreste plads: de første to linjer, som afgør, om resten bliver læst grundigt eller skimmet.

Start i stedet med noget, der kun kan stå i din ansøgning til det her job. Tre måder, der virker:

• Start med deres opgave: “I skal renovere 400 almene boliger på tre år, mens beboerne bliver boende. Det er den slags projekter, jeg har ledet de seneste seks år.”
• Start med et resultat: “De sidste to år har jeg halveret svartiden i en kundeservice med 14 medarbejdere. Det er den erfaring, jeg gerne vil bruge hos jer.”
• Start med samtalen: “Tak for snakken i går, Mette. Det, du fortalte om overgangen til det nye journalsystem, er præcis det, jeg har stået med i Region Midt.”

Fælles for de tre: de nævner noget konkret om jobbet, og de kobler det til noget konkret, du har gjort. Det er hele ansøgningen i miniformat.

Midten af ansøgningen er der, hvor du svarer på kravene i opslaget. Vælg de to eller tre vigtigste, og giv hvert krav et eksempel: en situation, hvad du gjorde, hvad det førte til. Tal og konkrete detaljer gør eksemplet troværdigt; tillægsord gør det ikke.

Mangler du et af kravene, så sig det kort, og sig, hvad du har i stedet. “Jeg har ikke arbejdet i Dalux, men jeg har brugt Byggeweb i fire år og lærer den slags systemer hurtigt” er bedre end tavshed, og meget bedre end at lade som om.

Danske arbejdsgivere vil gerne vide, hvordan du er at arbejde sammen med. Men “jeg er positiv, struktureret og god til at samarbejde” siger ingenting, fordi ingen skriver det modsatte. Vælg én egenskab, der betyder noget i det her job, og vis den med et eksempel.

Eksempel: “Jeg er den, der skriver referatet, når ingen andre gør det. Det lyder småt, men i mit nuværende job betød det, at vi kunne dokumentere over for bygherren, hvem der havde besluttet hvad, da det blev vigtigt.”

“Jeg ser frem til at høre fra jer” er høfligt og tomt. Afslut i stedet med noget, der gør det let at kontakte dig, og som viser, at du mener det: “Jeg kommer gerne forbi og fortæller, hvordan jeg ville gribe de første 90 dage an. Du fanger mig på 60 12 34 56 hele ugen.”

Underskriv med “Med venlig hilsen” og dit fulde navn. Ikke “Mvh”, ikke “De bedste hilsner”, og ikke en scannet underskrift.

Skriv du, medmindre opslaget skriver De. Det gør næsten ingen danske arbejdsgivere længere, heller ikke ministerier. Skriv korte sætninger i aktiv form: “jeg indførte”, ikke “der blev indført”. Og læs højt, før du sender. Det, du snubler over, snubler læseren også over.

Ansøgningen skal se ud som et brev, ikke som en plakat. Samme skrifttype og størrelse som i dit CV, typisk 11 punkt, med almindelige marginer og luft mellem afsnittene. Dit navn, by og telefonnummer øverst, dato og modtager til højre, emnelinje i fed. Ingen farvede bokse, ingen ikoner, intet foto; fotoet hører til i CV’et, hvis du bruger et.

• Gem som PDF. Word-filer ser forskellige ud på forskellige maskiner.
• Giv filen et navn, læseren kan finde igen: Ansøgning_Maja_Nielsen_Projektleder.pdf.
• Send ansøgning og CV som to filer, medmindre portalen beder om én.
• Sender du på e-mail, så skriv to linjer i selve mailen og lad ansøgningen ligge som fil. Mailen er ikke ansøgningen.

• Står virksomhedens navn og stillingens titel rigtigt? Også i emnelinjen og filnavnet?
• Svarer første afsnit på noget konkret i opslaget?
• Har de to-tre vigtigste krav hvert sit eksempel med tal eller detaljer?
• Er der noget i ansøgningen, der ikke står i CV’et? Det skal det ikke være. Ansøgning og CV skal fortælle samme historie.
• Er der et telefonnummer og et konkret næste skridt til sidst?
• Fylder den én side i PDF’en, også på en anden computer?
• Har en anden læst den? Ikke for at rose, men for at finde det, der ikke forstås.